2015年4月10日13:00，威尼斯432888cam于文汇楼201召开校运会筹备会，学院党委副书记杜海斌、团委书记柴永昌、本科生辅导员洪海安、刘洁婷、王亮出席会议，参会人员有团委学生会主要成员及各班主要班级干部参加会议，会议由柴永昌老师主持。
会议开始，柴老师重申开会纪律，强调请销假制度，指出作为学生干部要重视纪律，严于律己；接着，柴老师就校运会的报名情况进行大体的概括，指出报名情况不理想、集体项目缺口较大等问题；同时提出各班级要认真办好团日活动，争取在即将到来的“五四评优”中争当“优秀团支部”。洪海安老师就运动会中出现的问题进行分析点评，希望各年级、班级积极配合，协商解决问题，同时就近期的具体工作做了详细安排；随后，学生会主席李恩慧就运动会中出现的问题与老师及各班班长交换意见，并最终协商解决方案；会议的最后，方阵负责同学杨璟珺琢详细介绍了自己的设计方案，杜海斌老师就参加研究生运动会的感悟给大家提出了宝贵的意见与建议。
经过大家的热烈讨论，最终确定了方阵的基本构想和运动会中重要事项。会议在圆满的气氛中结束。
